根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《学院档案管理规定》，为进一步加强档案的规范化管理，充分发挥档案的文献价值，特制定本规定。

一、学院教职工因工作需要，凭有效证件（如身份证、校徽）可借（查）阅与工作有关的一般档案材料，同时填写借阅档案材料登记表。

二、借（查）阅档案应在档案阅览室进行，如需摘录、复制须经档案工作人员同意。档案使用者不得将档案材料带离档案室。

三、档案借出、归还都应严格履行审查签字手续。用毕后应及时归还档案室，由档案工作人员核对检查完整无误后注销。档案借阅一般期限为7天，超过期限续用的须履行续借手续，但最长期限不得超过15天。

四、档案一经借出，档案使用者必须对档案的保密、安全和完整性负责，应妥善保管、爱护档案，不得转借、涂改、圈划、增删、勾画、抽页、剪裁、拆散等，更不允许丢失，如有违犯,按《档案法》有关规定处理。

五、学院的机密档案，一般不提供原件和复印件。如有特殊需要，必须使用原件或复印件，须经经理批准同意、履行相关手续后方可使用。

六、学院毕业生或在校生需查阅与个人相关档案的，须持本人有效证件（毕业证、员工证、身份证等）或系（部）证明方可借（查）阅。委托他人办理的，受委托人须持其本人身份证和委托书，并提供委托人的身份证或毕业证，方可借（查）阅档案。

七、档案使用者离职或长时间因公外出，应在离校前或外出前将借阅的档案、资料归还档案室办理注销手续后方可离校。

八、档案室的档案、资料，主要供本单位利用。外单位或个人来档案室借（查）阅档案者，须持有单位介绍信，经经理批准同意、履行相关手续后方可借（查）阅。